Работа с ЭТрН (электронная транспортная накладная)

Мы никогда не работали с ЭТрН. С чего начать?

Начинать лучше не с документов, а с процесса.

Первое, что нужно проверить:

кто будет подписывать документы;
кто у вас ЛОП (лицо, осуществляющее погрузку);
есть ли УКЭП;
поддерживает ли ваш оператор ЭДО ЭТрН;
как водитель будет подтверждать приём груза.

Лучше провести тестовую отгрузку заранее, обратившись к вашему персональному менеджеру.

Нам обязательно переходить на ЭТрН прямо сейчас?

Рынок постепенно переходит на электронные перевозочные документы.

Многие:

ритейлеры;
маркетплейсы;
РЦ;
федеральные сети

уже активно внедряют ЭТрН в свои процессы.

Поэтому лучше подготовиться заранее.

Нам придётся менять всю систему документооборота?

Не обязательно.

Во многих случаях достаточно:

подключить модуль ЭТрН;
настроить роли;
проверить подписи;
протестировать обмен.

Что такое ЭТрН простыми словами?

ЭТрН — это электронная транспортная накладная.

Не PDF и не скан, а официальный электронный перевозочный документ, который:

подписывается электронными подписями;
передаётся через оператора ЭДО;
фиксируется в ГИС ЭПД.

Чем ЭТрН отличается от PDF с подписью?

PDF — это просто файл для просмотра.

ЭТрН — это структурированный электронный документ в XML-формате, который участвует в официальном электронном документообороте.

Что включает в себя ЭТрН?

ЭТрН содержит:

данные по грузу;
адреса погрузки и выгрузки;
информацию о водителе и машине;
условия перевозки;
данные участников перевозки;
подтверждение погрузки и выгрузки.

Что такое титулы ЭТрН?

Титулы — это отдельные этапы перевозки.

Основные:

Т1 — оформление перевозки;
Т2 — приём груза перевозчиком;
Т3 — приёмка груза получателем;
Т4 — завершение перевозки.

Кто подписывает Т1?

Т1 подписывает ЛОП — лицо, осуществляющее погрузку.

То есть тот, кто фактически грузит товар в машину. В большинстве случаев Т1 на складе отправления клиента будет подписывать Скиф-Карго.

Что такое ЛОП?

ЛОП — лицо, осуществляющее погрузку.

Например:

склад отправителя;
оператор склада;
терминал;
сам грузоотправитель.

Кто считается грузоотправителем в ЭТрН?

Грузоотправителем считается сторона договора перевозки.

Это может быть:

собственник груза;
заказчик перевозки;
экспедитор.

Водителю нужна электронная подпись?

Да, но обычно достаточно простой электронной подписи (ПЭП).

Через смартфон водитель подтверждает:

приём груза;
передачу груза.

Что делать, если водитель поменялся в пути?

Перевозчик оформляет титул «Смена ресурса».

В системе фиксируются:

новый водитель;
время замены;
причина изменения.

Что делать, если интернет пропал на трассе?

Водитель может показать:

QR-код;
изображение документа;
данные из приложения оператора ЭДО.

Что увидит ГИБДД при проверке?

Обычно водитель показывает:

QR-код;
электронный документ;
данные перевозки из приложения ЭДО.

Можно ли исправить ЭТрН после отправки машины?

Полностью переписать документ нельзя.

Но можно оформить:

переадресацию;
смену водителя;
смену транспорта;
дополнительные титулы изменений.

Что делать, если груз не приняли на выгрузке?

Можно:

оформить отказ;
зафиксировать частичную приёмку;
переадресовать груз;
вернуть его отправителю.

Что делать, если склад не умеет работать с ЭТрН?

Это распространённая ситуация.

Можно:

подключить склад к ЭДО;
использовать ЛОП;
настроить работу через экспедитора.

Мы — только заказчик перевозки. Как работать с ЭТрН?

В этом случае:

заказчик может быть грузоотправителем;
фактический склад — ЛОП;
перевозчик — отдельный участник.

Главное — правильно распределить роли.

Мы работаем через экспедитора. Кто подписывает документы?

Зависит от схемы работы.

Если экспедитор принимает груз во владение — он может быть грузоотправителем.

Если только организует перевозку — грузоотправителем остаётся заказчик.

Можно ли работать через разных операторов ЭДО?

Да, если между ними настроен роуминг.

Но это лучше проверить заранее на тестовой перевозке.

Нужно ли покупать отдельную программу для ЭТрН?

Не всегда.

Часто достаточно подключить дополнительный модуль у текущего оператора ЭДО.

Что делать, если контрагент ещё не готов к ЭТрН?

Лучше заранее:

согласовать сценарий работы;
определить роли;
проверить техническую готовность.

Может ли Скиф-Карго помочь с настройкой ЭТрН?

Да.

Мы помогаем:

определить роли;
проверить сценарии;
протестировать обмен;
избежать ошибок при запуске.

Что делать, если при погрузке нашли ошибку в данных?

Если документ ещё не подписан — данные можно исправить.

После выпуска титулов изменения оформляются отдельными титулами.

Можно ли использовать ЭТрН для сборных грузов?

Да.

Это один из самых популярных сценариев для:

ритейла;
e-commerce;
маркетплейсов;
доставки по ТЦ и РЦ.

Можно ли оформлять ЭТрН для маркетплейсов?

Да.

ЭТрН активно используется при поставках:

Wildberries;
Ozon;
Яндекс Маркет;
федеральным сетям и РЦ.

Как понять, кто должен подписывать документы у нас в компании?

Обычно участвуют:

сотрудники склада;
логисты;
сотрудники приёмки;
ЛОП;
ответственные за ЭДО.

Что делать, если машина уже приехала, а ЭТрН не оформлена?

Это приводит к:

простою транспорта;
задержке погрузки;
ручным процессам;
ошибкам.

Поэтому ЭТрН лучше готовить заранее.

Будут ли храниться документы после перевозки?

Да.

Документы:

сохраняются у оператора ЭДО;
доступны участникам перевозки;
могут повторно выгружаться;
содержат историю изменений.

Что бизнес получает от перехода на ЭТрН?

Главное — прозрачный и управляемый процесс перевозки.

Компании получают:

меньше бумаги;
быстрее закрытие перевозок;
прозрачность статусов;
меньше ручной работы;
удобную работу с ритейлом, маркетплейсами и ТЦ.

Переход на ЭТРН